选择在线工资提供者时要问的10个问题

传统的，费力的手动薪资系统的使用正在下降，这有充分的理由-它们重复，复杂且容易发生人为错误。

如果您不愿意手工处理工资单，那么可能是时候将繁琐的任务交给自动化的在线服务了。ZenPayroll联合创始人兼首席执行官Joshua Reeves说，转向基于云的薪资解决方案可以降低成本，减少错误，使您有更多精力专注于发展业务，总部位于旧金山的基于云的薪资解决方案提供商。

购买适合您公司需求的合适的在线薪资提供商时，有以下10个基本问题要问：

1.您提供哪些具体的薪资服务?

有十多种基于云的薪资服务可供选择，其他提供商相对频繁地进入市场。要选择最适合您公司的服务，请确定您的特定薪资要求，然后寻找可以提供您所需要的一切的供应商。

例如，大多数领先的基于云的薪资提供商，包括IntuitQuickBooks，ADP，PAYCHEX和ZenPayroll，都提供一系列自动化的在线薪资服务，并可以访问一系列自定义的一键式会计报告。

信誉良好的全方位服务供应商应提供以下信息：

通过直接存款按小时支付工资，薪资和合同工。一些供应商还使您能够在现场打印薪水支票。其他人，包括PAYCHEX和ProPayroll，也可以将打印的支票邮寄给您。

处理新员工报告。

跟踪带薪休假(PTO)的累积和使用情况，包括假期和病假。

归档准确性保证的工资税。

扣除福利，包括健康和保险福利。

扣除401(k)，弹性支出帐户(FSA)，个人退休帐户(IRA)和健康储蓄帐户(HSA)供款。

处理各种收入和扣除额，例如奖金，偿还额，佣金，小费和装饰。

2.您的定价结构是什么?

大多数在线薪资提供者都会收取基本的月度订阅费，具体取决于您选择的服务范围，一般在每月约12美元到每月200美元以上之间。除了每月的费用外，您还可以期望每个员工每月支付1.50到5美元。

多家提供商提供免费试用，试用期通常为一到两个月。这样一来，您就可以在投入血汗钱之前对服务进行测试。

3.我将如何设置?

一旦决定并与在线薪资供应商签约，就应该能够立即登录到用户仪表板，配置帐户并添加员工和用户。您还应该能够从任何支持Internet的设备(包括笔记本电脑，平板电脑或智能手机)访问帐户并运行薪资。

4.您的服务如何处理工资税?

Reeves说，除了薪水处理服务外，良好的在线薪水服务还应该准确，及时地满足您的所有薪水税合规需求。其中包括联邦和州收入，失业税和州失业保险。

供应商还应为您的员工处理您的1099和W-2年终表格。

里夫斯警告说，企业主应该“对那些收取额外费用来计算，缴纳和缴纳工资税或要求您进入其应用程序以自行执行所有这些操作的提供者感到厌倦”。

相反，他建议寻找一家可以满足您所有政府税收合规要求的全方位服务提供商，包括州和联邦税，自动和无纸化的季度和年度申报，而无需您采取任何行动。

5.您的服务有多安全?

在将敏感的关键工资数据存储到云中时，完全有信心确保公司的私人会计信息不会被黑客掌握是至关重要的。您将要验证供应商使用可用的最高加密标准(包括称为256位高级加密标准加密的某种加密技术)来保护数据安全，该加密技术有助于防止登录名和密码被盗。

Reeves说，大多数现代在线薪资解决方案都利用了与在线银行服务相同的安全技术。您的所有帐户信息(包括密码，社会安全号码和个人身份信息)也应受到防火墙和两因素身份验证的保护。此外，它应该每天全天连续备份到多个安全位置，以确保无论如何都可以使用您的信息。

6.您的数据中心在哪里，它的安全性如何?

了解潜在的在线薪资提供商如何保护其数据中心(将保存您的敏感财务信息)免受闯入和自然灾害的侵害，这一点很重要。

它们应具有多层安全性，包括用于受控访问的生物特征扫描以及钥匙卡，视网膜扫描和PIN号码限制。此外，安全摄像头还应与现场工作人员一起全天候监控提供商的所有位置，以防止未经授权的进入。

7.您提供哪些客户支持服务?

Reeves说，除了详细的在线常见问题解答和教程之外，企业主还应该期望通过电子邮件，电话和聊天获得实时，实时的支持。如果您期望24/7全天候客户服务，即使在节假日，也请务必询问供应商是否可以接受。

但是，如果您要定期拨打支持热线，则意味着该产品无法正常工作，Reeves警告说。“如果您选择一种设计简单且具有易于使用的界面的在线工资核算解决方案，则工资核算应该可以正常工作。”

8.我的员工和承包商可以访问其工资信息吗?

他们绝对应该无一例外地能够这样做。里夫斯说，在线薪资提供者通常会为员工和承包商提供个人门户，供他们访问薪资存根。

例如，ZenPayroll为员工提供自我入职，终生员工帐户，以便他们可以永久访问其工资明细，并可以编辑自己的员工明细。

9.我可以将现有的会计系统与您的会计系统集成吗?

大多数在线薪资解决方案应与Sage 50，Xero和Quicken等当今使用最广泛的小型企业会计软件系统无缝，无缝地集成。

您应该能够直接从在线工资提供者的用户仪表板连接现有的会计软件。集成后，您无需再次手动输入或核对工资单。

10.您的服务可以扩展以满足我的业务需求吗?

您的薪资需求将与您的业务和员工增长成比例，因此，您需要确保您的在线薪资供应商能够为您的帐户添加其他用户和员工。

为了确保供应商可以长期满足您的需求，请询问随着时间的推移可以提供哪些附加服务以及提供多少服务。