适用于您的企业的Google Apps优点缺点和缺点

如果您没有注意到，那就不再是比尔·盖茨的世界了。当然，根据微软的数据，微软仍然是领先的办公软件提供商，拥有4.5亿部署用户。但是，它的竞争对手，总部位于加州山景城的谷歌已经打破了微软对办公软件产品的锁定。现在，超过200万家公司和2500万用户使用Google的基于Web的专业办公套件Google Apps处理电子邮件，文档和其他办公任务。

并且有充分的理由。

Google的办公工具甚至为最小的公司也提供了令人难以置信的基于云的生产力选项：基本上，您在工作中所进行的一切现在都可以在任何地方，任何时间，通过任何在线连接获得。更好的是，标准版完全免费-专业版每位用户每年$ 50，其中包括额外的存储空间和高质量的无限支持。

Google才刚刚起步。该公司在4月悄悄地对Apps进行了大修，从而显着改变了用户界面并升级了软件的核心代码。新的应用程序通过Google Apps Marketplace支持第三方的开发。

如果没有良好的Web访问，最好使用Microsoft Word或OpenOffice等传统字处理器。但是，如果您使用互联网，而此时您的公司对Google Apps并不了解，那么您就犯了一个错误。

对于出色，不那么出色且极其糟糕的Google小型企业工具，我们提供以下选择：

很棒的工具

Google Apps Gmail

值得一提的是：任何小型企业的基石，Google Apps Gmail都支持您公司的URL，并且在任何网络浏览器或移动设备上看起来都一样。例如，它甚至可以立即将iPod Touch变成工作门户。此外，Gmail为每个员工的工作电子邮件提供了足够的空间，每个用户有25 GB的存储空间(使用付费的Apps帐户)。员工具有完全的远程访问权限，并且系统要求他们登录才能完成工作，以全面负责。与大多数桌面电子邮件客户端不同，Gmail对话是“线程化的”，这意味着电子邮件按相似的主题行进行分组，从而使跟踪复杂的多方交流变得更加容易。

令人讨厌的是：Google登录和管理各种电子邮件身份的方法不必要地复杂。更糟糕的是，员工通常很难告诉他们是登录到公司的虚拟电子邮件系统还是自己的个人Gmail帐户。另外，准备好被广告支持的内容轰炸。文字广告是Google的主要业务，因此您几乎总是在看它们。有些可能是相关的，但许多企业对于将自己的私人公司电子邮件向营销人员开放(即使是匿名的)也要保持警惕。

生产率系数：巨大。如果您没有将Google Apps Gmail帐户与Microsoft Outlook结合使用，那么您就是新手还是傻瓜。但是请注意：它不能完全替代Outlook。

Google Apps日历

值得一提的是：Apps Calendar创建了一个通用平台，可在该平台上实时安排整个企业中的约会和事件。它使助手可以从远程位置安排高管人员的约会，还可以让您的客户根据需要(再次)更新会议。简而言之，当涉及小组活动时，它是众神的日程安排工具，甚至可以生成包含邀请按钮的电子邮件邀请。当员工指示他们将出席时，Apps Calendar会自动将共享会议添加到您的日程表及其日程表中。它还使您可以将员工的日历与您的日历合并，以便用鸟瞰图管理整个团队的时间。

讨厌的事情：与Apps Gmail一样，日历可能会令人困惑和复杂;管理日历设置是魔鬼的工作。而且，您可以期望部署另一个项目管理应用程序(例如Smartsheet或LiquidPlanner)来真正使日程安排工作。此外，在我们的测试中，管理权限和隐私一直很困难。当然，不同的人以不同的方式管理他们的日程表。警告：与Outlook集成是徒劳的。

生产力因素：没有其他工具可以像它一样。调度功能本身是小型企业的必备条件。只是不要要求它做太多。

Google Docs

值得一提的是：Google Docs在最近的Google Apps重建中获得了最大的收益，该重建解决了以前有关连接和协作的大多数问题。脱机内容创建实际上可以工作。它具有协作式文字处理功能，可让多方同时进行修订，这对于任何快速发展的创意团队都是一个启示。突然之间，创建提案或演示文稿几乎是轻而易举的事。忘记作者的障碍：实时聊天和评论可将组的反馈信息直接显示在页面上，并且更改会自动且经常保存。您再也不会再用相同的方式来编写或编辑了。

令人讨厌的是：酷酷的说来，Google Docs在制作精美的专业外观文档时不会取代Microsoft Word或OpenOffice。更麻烦的是，连接性仍然是一个问题，当Docs在保存文档的过程中冻结时，这是一个可怕的前景。忘记使用极其不可靠的电子邮件附件和发布到Web的功能;两者都可能不稳定。

生产力因素：Docs坚如磐石。它仅仅是市场上最好的协作工作工具，而且您无法击败价格。

Google AdWords

值得一提的是：尽管从技术上讲，AdWords并不是Google Apps的一部分，但AdWords仍然是任何成长中企业的基本营销策略的组成部分。它迫使公司将其价值主张简化为一句话，并使您对如何跟进网站潜在客户负责。

讨厌的事：没有在线搜索术语专业人士的帮助，每月花费不超过100美元，否则您将很快花钱。AdWords比看起来复杂得多。此外，Facebook和Twitter等竞争对手正在屏息在线广告市场的领导者的脖子。因此，这个市场瞬息万变。

生产力因素：AdWords确实可以运作，但请注意不要超支。

Google Pack

值得爱的地方：这是我们的卧铺选择，它们同样适用于小型企业的Google产品-这是您在购买新计算机时应首先下载的内容。Google Pack是一个免费的入门级办公套件，其中包含Google Chrome浏览器，Google Apps，Spyware Doctor和Anti-Virus，以及其他Google软件，以及第三方应用程序(例如Adobe Reader和Skype)。

讨厌的是：真的不多。是的，这是Google明显的促销手段。但这很方便，只需单击几下即可使您起床并提高工作效率。出奇的酷。

生产力因素：易于安装且高效，这是快速实现Google化的好方法。

不太好的工具

Google Presentations

值得一提的是：由于演示文稿是在线存储的，因此可以在旅途中进行更新，这对于实时查找数据非常有用。演示还使插入基本图像和视频相对容易。模板库可帮助您快速上手，共享功能可让您快速收集和共享团队反馈，从字面上使每个人都在同一页面上。立即将成品发布到Web上或将其嵌入到网站中是很容易的，因此可以很容易地在瞬间达到全世界的受众。

讨厌的事情：Google Presentations根本不具备与PowerPoint相同级别的功能。对于PPoint磁头，这会让您发疯。设计功能有限。虽然您可以打开最大10MB的PowerPoint文件，但是音译可能很笨拙。文本框具有微弱的更新功能，有时布局会倾斜。并且准备增强您的Web编码技能，以使Presentation顺利进行，尤其是在使用多个浏览器时。

生产率因素：PowerPoint 2010无需担心。

Google协作平台

最受欢迎的工具：这种拖放式网站开发工具对于那些在构建可在您的企业内部工作的基于团队的网站而苦苦挣扎的人来说非常有用。如果您是建立内部网站的Wiki商店，或者正在使用Microsoft SharePoint挣扎，则网站将为您节省大量时间和金钱。这些网站都位于您的Google Apps品牌网域中，并且可以由员工轻松编辑，并具有从主帐户设置的权限。它还可以很好地集成来自其他Google Apps程序的信息，从而轻松组织日历中的Google文档，电子表格和截止日期，以及与当前相关的Gmail邮件。

令人讨厌的是：尽管具有灵活性，但还有许多其他方法可以开发更有效的公共Web空间，例如Facebook，LinkedIn和Twitter。小型企业可能会发现网站过于复杂，因此不值得花心思。

生产力因素：暂时不要丢弃您的Web开发工具。对于缺乏技术经验的小型商店，Google协作平台可能很笨拙。

Google语音

最爱：这是一种尝试通过单一电话号码概念重塑电话技术，并辅以大量铃声和口哨声的尝试。当客户拨打您的Google语音号码时，他们会收到录音，同时ping您的注册号码以找到您或将其立即发送到语音信箱。语音还提供转录，消息共享，多个个性化问候和一些轻松的国际电话。

讨厌的是：显然，这是很多技术在寻找要解决的问题。商务电话的使用习惯仍然是商务生活中不可侵犯的方面之一。因此，修改入站业务呼叫以循环使用Google品牌的自动操作员可能是一个棘手的业务建议。而且国际通话和转录存在质量问题。新奇事物会很快变老。

生产力系数：不高。您的客户在120年前就掌握了电话。他们现在不会改变他们的习惯。

Google Wave / Google Buzz

值得一提的是：Wave是Google试图创建一种与介质无关的共享工具的尝试，该工具可使用户像没有网络浏览器一样在云中创建实时内容。Buzz允许用户在线收集想法，剪辑，照片和视频，并在每个人都可以对它们进行评论的组中共享，从而将社交媒体带入Google的产品库。两者都是很棒的技术。

令人讨厌的是：此类尖端工具需要团队确切地了解他们的工作方式。大多数小型企业根本没有时间或资源来有效地培训员工。

生产率因素：仅适用于Google Apps专家。

糟糕的工具

Google Spreadsheets

爱什么：不多。这是Google Apps的主要失望之处。当然，您可以获得基本的电子表格功能和一些非常酷的技巧(例如，Web数据的实时更新以及与Excel和任何.xls或.cls文件的自动兼容性)，但这里没有其他令人印象深刻的内容。不错的功能包括自动填充功能，可让您避免一遍又一遍地重新输入相同的术语，将列拖动到新位置的功能以及简化的复制功能，只需单击一下即可进行重复。

讨厌的是：事实证明，在电子表格上进行协作并不是某些人认为的圣杯。毕竟，大多数小公司只需要一两个员工来管理其会计或销售。而且，与Excel(可能是Microsoft Office最好的程序)相比，Google Spreadsheets显得非常笨拙，尤其是在64位环境中运行时。Google Spreadsheets中的数据输入可能会令人讨厌。线条有时会在没有警告的情况下消失。冻结和解冻窗格不必要地复杂。Microsoft Excel的粉丝，准备感到失望。

生产率系数：无。Excel无需担心。